Skuteczne zarządzanie zadaniami w firmie i poza nią - 3 sposoby udostępniania zadań w mpCRM Online

Skuteczne zarządzanie zadaniami w firmie to nie tylko pilnowanie terminów, lecz także jasny podział odpowiedzialności, przejrzystość działań i eliminacja zbędnego chaosu. W dobrze zorganizowanym zespole każdy wie, co ma zrobić, kiedy i w jaki sposób – a zadania nie giną w gąszczu wiadomości czy arkuszy Excela. Tymczasem w wielu firmach rzeczywistość wygląda inaczej: zadania utknęły w czyjejś skrzynce mailowej, trzy osoby równolegle pracują nad tym samym, a karteczki przyklejone do monitora pełnią rolę systemu zarządzania projektami. mpCRM Online rozwiązuje ten problem, oferując prosty i skuteczny sposób tworzenia oraz udostępniania zadań. Możesz przypisać je współpracownikowi, wysłać link do osoby spoza organizacji albo przekazać kontrahentowi, który również korzysta z systemu. Dzięki temu każdy uczestnik od razu wie, co, do kiedy i na jakich zasadach ma zrobić, a cały proces staje się uporządkowany i transparentny. W tym wpisie znajdziesz trzy sprawdzone metody udostępniania zadań w mpCRM Online, które pomogą Ci usprawnić zarządzanie zadaniami w firmie i ułatwią współpracę z partnerami biznesowymi..

Zarządzanie zadaniami w zespole – jak przypisywać i udostępniać zadania w mpCRM Online?

Najprostszym sposobem udostępniania zadań w mpCRM Online jest ich tworzenie i przypisywanie do konkretnych osób. Każdy pracownik otrzymuje jasną informację, co ma zrobić, w jakim terminie i z jakim priorytetem. To porządkuje pracę i eliminuje sytuacje, w których obowiązki gubią się w mailach czy telefonach.

Tworząc zadanie, możesz od razu:

• przypisać je do jednej osoby lub całego zespołu,
• określić termin realizacji i poziom ważności - priorytet,
• ustawić przypomnienia na podstawie reguł.

Taki sposób pracy sprawia, że zarządzanie zadaniami w zespole staje się przewidywalne i transparentne. Handlowiec może przekazać zadanie asystentowi (np. przygotowanie oferty), a kierownik działu widzi na bieżąco postęp realizacji. System pilnuje przypomnień automatycznie, więc ryzyko przeoczenia czegokolwiek spada praktycznie do zera.

Asystent AI w zarządzaniu zadaniami

mpCRM Online daje też możliwość korzystania z Asystenta AI, który wspiera tworzenie i obsługę zadań. W praktyce oznacza to, że:

• Asystent AI dodaje zadanie do bazy danych na podstawie krótkiej komendy,
• podpowiada priorytet i sugeruje termin wykonania,
• automatyzuje powtarzalne czynności związane z planowaniem.

Dzięki takiemu wsparciu zarządzanie zadaniami i czasem jest szybsze i mniej obciążające. Zamiast wypełniać formularze, możesz skupić się na pracy z klientami i realizacji projektów.

Udostępnianie zadań osobom spoza firmy w mpCRM Online

Nie wszystkie obowiązki realizuje wyłącznie Twój zespół. Często angażujesz freelancerów, podwykonawców czy klientów, którzy muszą mieć dostęp do informacji o zadaniu. W mpCRM Online możesz to zrobić wygodnie – udostępniając zadanie w formie linku.

Takie rozwiązanie daje możliwość:

• wygenerowania linku i przesłania go mailem do osoby spoza firmy,
• pokazania zdarzeń publicznych (np. terminu spotkania czy deadline’u projektu),
• umożliwienia osobom zewnętrznym dodawania notatek i aktualizacji statusu zadania.

W efekcie współpraca staje się przejrzysta nawet wtedy, gdy część zespołu pracuje poza Twoją organizacją. Przykład? Grafik-freelancer otrzymuje link do zadania z opisem projektu i datą oddania. Nie musi się logować – widzi wszystko od razu i wie, kiedy oddać gotowe materiały. Co ważne, grafik może także dodawać zdarzenia do tego samego zadania. Ty również masz taką możliwość. Dzięki temu możecie na bieżąco wymieniać uwagi, dopisywać informacje oraz przekazywać pliki za pomocą załączników. Cała komunikacja odbywa się w jednym miejscu, co eliminuje potrzebę przerzucania się e-mailami.

Udostępnianie zadań innym firmom w mpCRM Online

Zdarza się, że współpraca wykracza poza granice Twojej organizacji. Jeżeli Twój kontrahent również korzysta z mpCRM Online, możesz udostępnić mu zadanie bezpośrednio w systemie. Obie strony pracują wtedy na wspólnych danych, widząc ten sam status i te same szczegóły.

Jak wygląda to w praktyce?

• udostępnione zadanie trafia do bazy danych drugiej firmy,
• każda ze stron może aktualizować status, dopisywać notatki czy dołączać pliki,
• cała komunikacja skupia się w jednym miejscu – bez telefonów i wielowątkowych maili.

Przykład z życia? Producent zleca hurtownikowi przygotowanie partii towaru. Zadanie natychmiast pojawia się w systemie hurtownika z datą realizacji i opisem. Hurtownik uzupełnia informacje o postępach, a producent od razu widzi, na jakim etapie znajduje się zamówienie.

Takie rozwiązanie nadaje współpracy profesjonalny charakter i eliminuje ryzyko zagubienia informacji. Zamiast wymieniać dziesiątki wiadomości, obie strony mają jeden, uporządkowany punkt odniesienia, w którym widać całą historię zdarzeń.

Udostępnianie zadań w mpCRM Online to funkcja, która porządkuje codzienną pracę i usprawnia współpracę – zarówno w zespole, jak i z partnerami biznesowymi. Możesz przypisać zadania pracownikom, ustawić przypomnienia i korzystać z pomocy Asystenta AI. Masz też możliwość udostępnienia zadania osobom spoza firmy za pomocą linku albo przekazania go innej firmie działającej w tym samym systemie.

W efekcie wszystkie informacje – od notatek po załączniki – są w jednym miejscu, a każdy uczestnik projektu dokładnie wie, za co odpowiada i w jakim terminie. To znacząco redukuje chaos komunikacyjny i sprawia, że zarządzanie zadaniami w firmie staje się przejrzyste, szybkie i profesjonalne.

Jeśli chcesz usprawnić pracę swojego zespołu i lepiej współpracować z klientami oraz kontrahentami, wypróbuj udostępnianie zadań w aplikacji do organizacji pracy mpCRM Online.

FAQ - najczęściej zadawane pytania